Ein Prozess, den jedes Unternehmen kennt
Rechnungen kommen rein — per E-Mail, als PDF, manchmal sogar noch per Post. Jemand muss sie öffnen, die relevanten Daten heraussuchen, in die Buchhaltungssoftware eintippen, die Zahlung freigeben und den Beleg ablegen. Klingt banal, frisst aber in vielen Unternehmen Stunden pro Woche. Wir zeigen, wie der gleiche Prozess automatisiert aussieht.
Vorher: Der manuelle Prozess
Schritt 1: Eine Rechnung kommt per E-Mail an die info@-Adresse.
Schritt 2: Jemand aus dem Team öffnet die E-Mail, lädt die PDF herunter.
Schritt 3: Die Rechnung wird geöffnet. Lieferantenname, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Umsatzsteuer werden manuell in die Buchhaltungssoftware eingetippt.
Schritt 4: Die PDF wird in einem Ordner auf dem Server abgelegt — hoffentlich im richtigen Ordner, hoffentlich mit einem sinnvollen Dateinamen.
Schritt 5: Zur Freigabe wird die Rechnung per E-Mail an den Geschäftsführer weitergeleitet. Der antwortet — wenn er Zeit hat.
Schritt 6: Nach Freigabe wird die Zahlung manuell im Online-Banking angelegt.
Zeitaufwand pro Rechnung: 8 bis 15 Minuten.
Bei 50 Rechnungen pro Monat: 6 bis 12 Stunden reine Bearbeitungszeit.
Fehlerrisiko: Hoch — Tippfehler, falsche Zuordnung, vergessene Rechnungen.
Nachher: Der automatisierte Prozess
Schritt 1: Eine Rechnung kommt per E-Mail an. Die Automation erkennt automatisch, dass ein PDF-Anhang vorhanden ist.
Schritt 2: Das PDF wird an einen KI-Dienst übergeben, der die relevanten Daten extrahiert: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, USt-Betrag.
Schritt 3: Die extrahierten Daten werden automatisch in die Buchhaltungssoftware eingetragen.
Schritt 4: Die PDF wird automatisch im richtigen Ordner abgelegt — mit einem standardisierten Dateinamen (z.B. „2026-03_Lieferant_Rechnungsnr.pdf“).
Schritt 5: Der Geschäftsführer bekommt eine Slack-Nachricht oder E-Mail mit einer Zusammenfassung und einem Klick zur Freigabe.
Schritt 6: Nach Freigabe wird die Zahlung automatisch als Entwurf im Banking-Tool angelegt.
Zeitaufwand pro Rechnung: Unter 1 Minute menschliche Arbeit (nur die Freigabe).
Bei 50 Rechnungen pro Monat: Unter 1 Stunde statt 6-12 Stunden.
Fehlerrisiko: Minimal — die KI liest zuverlässiger als ein Mensch nach 8 Stunden Büroarbeit.
Wie ist das technisch umgesetzt?
Im Kern besteht diese Automation aus vier Bausteinen:
E-Mail-Trigger: Make oder n8n überwacht das Postfach und startet den Workflow, sobald eine E-Mail mit PDF-Anhang eingeht.
KI-Extraktion: Ein KI-Modell (z.B. über die OpenAI API) liest das PDF und gibt die relevanten Datenfelder als strukturierten Output zurück.
Buchhaltungs-Integration: Die extrahierten Daten werden via API an die Buchhaltungssoftware übergeben — ob Lexoffice, sevDesk, DATEV oder ein anderes System.
Ablage und Benachrichtigung: Die PDF wird in Google Drive, Dropbox oder einem SharePoint-Ordner abgelegt. Der Freigabe-Workflow läuft über Slack, E-Mail oder ein simples Web-Formular.
Was kostet das?
Eine solche Automation liegt typischerweise im Bereich von 2.000 bis 3.500 EUR einmalig, je nach Komplexität und Anzahl der angebundenen Systeme. Die laufenden Kosten für die KI-Extraktion liegen bei wenigen Euro pro Monat.
Fazit
Der Rechnungseingang ist ein perfektes Beispiel dafür, wie Automation einen zeitfressenden Alltagsprozess in etwas verwandelt, das quasi von alleine läuft. Die Technik ist da, die Kosten sind überschaubar, und der Effekt ist sofort spürbar.
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